“在行政采購行業(yè)多年,我認為行政采購工作最核心的價值在于兩方面,一是有效降低公司的成本、優(yōu)化公司的成本結(jié)構(gòu),二是保障公司流程的合規(guī)性,滿足上市公司對于財務(wù)審計等環(huán)節(jié)的要求。”

作為新氧行政部門的負責(zé)人,關(guān)亮曾先后在海航、國美、獵聘等眾多國內(nèi)知名企業(yè)工作過,是行政采購行業(yè)的一位老兵。多年的從業(yè)經(jīng)歷,讓關(guān)亮對行政采購工作有著自己充分且獨特的理解,也能夠?qū)⒉煌尽⒉煌袠I(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗融匯到自己當下工作中,為公司的降本增效和創(chuàng)新發(fā)展提供支持。

增專票秒開、系統(tǒng)自動對賬 京東企業(yè)業(yè)務(wù)讓采購管理更合規(guī)

對于行政部門的采購來說,合規(guī)是開展工作的基礎(chǔ)。關(guān)亮認為,采購合規(guī)不僅要讓所有的采購行為符合公司規(guī)定的流程,還要能夠及時發(fā)現(xiàn)流程中存在的風(fēng)險點、主動改進,提升公司經(jīng)營管理效率。

2018年9月,關(guān)亮初入新氧,當時行政部的采購多數(shù)是通過線上個人商家進行,這類商家一般只提供普通發(fā)票,并不能完全符合公司財務(wù)合規(guī)結(jié)算的要求,時常會出現(xiàn)反復(fù)溝通,采購效率得不到提升?！霸?jīng)歷過一次部門在某電商平臺上采購了一批辦公物資,因為對方開具的發(fā)票并不合規(guī),導(dǎo)致無法通過財務(wù)的審核、無法結(jié)賬報銷?！贬槍@類問題,關(guān)亮將以往在采購合規(guī)化管理方面的成功經(jīng)驗,帶到了新氧采購業(yè)務(wù)中。

入職新氧以后,關(guān)亮開始在部門內(nèi)推行通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)進行物資采購。“在此前的幾家公司里,我就經(jīng)常使用京東,除了眾所周知的品質(zhì)有保障、運輸時效快以外,在結(jié)算環(huán)節(jié),京東企業(yè)業(yè)務(wù)還能夠直接開具增值稅專用發(fā)票,并且可以實現(xiàn)‘一單一票一款’,每個訂單均可系統(tǒng)自動對賬、核銷,有效避免發(fā)票錯開、漏開問題。此外,京東的發(fā)票速度也很快,在提交開票申請后電子發(fā)票就能‘秒開’,大大提高后續(xù)的財務(wù)對接效率?！标P(guān)亮說道,“如今在新氧,我所在部門負責(zé)的電視、微波爐、冰箱、空調(diào)、空氣凈化器等電器設(shè)備類的實物物資以及辦公耗材基本全部都在京東企業(yè)業(yè)務(wù)購買,甚至很多都是京東京造的產(chǎn)品,這對我們采購合規(guī)起到了重要的推動作用?！?/p>

通盤思考、優(yōu)化策略 采購降本既要有努力、也要講方法

在保障采購合規(guī)性的同時,落實降本增效也是關(guān)亮的重要任務(wù)。據(jù)關(guān)亮介紹,新氧從成立之初就秉持著“降本增效”的經(jīng)營原則,行政部更是從工作的方方面面去挖掘降本提效的空間。在他看來,降本并不是一味地尋求低價,關(guān)鍵在于如何從全局出發(fā)制定更優(yōu)的采購策略,這需要采購人對于采購有著通盤思考。

關(guān)亮分享了一個例子。2019年上半年,新氧辦公地址從望京Soho搬到來廣營科技中心,辦公區(qū)的裝修改造涉及一系列采購,包含了硬裝類裝修、弱電工程、空調(diào)改造、消防改造等,類目龐雜、金額很大,每一步都要非常謹慎。關(guān)亮作為總負責(zé)人,全程跟進了裝修采購工作。“裝修是一個很考驗個人經(jīng)驗的工作,如果前期工作做的不夠細,后期會產(chǎn)生大量的增項,在我看來增項如果是超過一定百分比,實際上這個項目來說行政就是不合格的。”關(guān)亮表示。

為了確保此次裝修采購的成本控制,關(guān)亮帶領(lǐng)行政部花了整整一個半月時間進行前期調(diào)研,每天和不同的供應(yīng)商開會溝通、審核資質(zhì),接下來的一個月每天也在加班做標書、開招標會、定標、簽合同。“用了將近3個月時間,我們才為每一個裝修項目挑選出了最合適的供應(yīng)商。最終實際產(chǎn)生的費用也和我們前期的立項預(yù)算幾乎保持一致?！?/p>

根據(jù)上述項目的經(jīng)驗,為了降低公司相關(guān)采購項目的不必要增項費用,在保證物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上,關(guān)亮對部門其他的采購項目都進行了合理性采購的調(diào)整,以實現(xiàn)成本的降低。 “對于必須性強的實物商品或服務(wù)商品的采購,我們一直在堅持推進和京東企業(yè)業(yè)務(wù)的合作,借助數(shù)字化采購解決方案,持續(xù)優(yōu)化采購管理流程,實現(xiàn)資金預(yù)算、需求計劃、對賬結(jié)算、開票、售后質(zhì)保等全流程的高效協(xié)同?！?/p>

但對于一些可調(diào)控的物資采購,新氧開始以輕運營的模式來降低投入成本。比如員工使用的電腦,新氧開始采用租賃模式,來落實“輕資產(chǎn)化經(jīng)營”策略,減小現(xiàn)金流壓力;包括原先公司隨處可見的綠植,行政部也重新進行了評估,優(yōu)先保障大堂、會議室、辦公室等公共區(qū)域的美觀,其他的區(qū)域則盡量減少綠植覆蓋;資產(chǎn)類也是同理,比如微波爐冰箱,行政部也秉承“壞了先修、修不好再換”的原則,效減少了更換頻率,變相實現(xiàn)了降本。”

面向2023年,新氧提出了全新的發(fā)展戰(zhàn)略,實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的進一步升級,落地產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的戰(zhàn)略,助力品牌和商家提供更優(yōu)化服務(wù)。關(guān)亮所在的行政部也設(shè)定了2023年的部門目標,關(guān)亮說道,“今年行政部最迫切的需求依然是降本增效,我們會在數(shù)字化采購領(lǐng)域開展更多的嘗試,探索更多降本提效的可能性。”