“大型集團(tuán)企業(yè)的數(shù)字化采購(gòu)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,從最初級(jí)的的渠道數(shù)字化,到流程管控?cái)?shù)字化,再到供應(yīng)商管理數(shù)字化……58集團(tuán)用了近10年時(shí)間來(lái)不斷優(yōu)化采購(gòu)管理方式?！?作為原58集團(tuán)的采購(gòu)基建副總裁,Sophia分享了她對(duì)于采購(gòu)數(shù)字化的理解。

Sophia是一位不折不扣的采購(gòu)老兵,其職業(yè)生涯超過(guò)30年,其中有27年的工作時(shí)間做著和企業(yè)采購(gòu)有關(guān)的工作。早在1995年,她在一家外企負(fù)責(zé)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)的工作,當(dāng)時(shí)公司并沒(méi)有完備的職能部門(mén),其所在的部門(mén)有大量的營(yíng)銷(xiāo)物資采購(gòu)需求,包括隨身聽(tīng)、山地車(chē)等禮品,這部分都是Sophia在負(fù)責(zé)。隨后她又轉(zhuǎn)戰(zhàn)百度和58集團(tuán),負(fù)責(zé)行政采購(gòu)和集團(tuán)采購(gòu)的管理。特別是在58集團(tuán)期間,她作為集團(tuán)行政和采購(gòu)的“一把手”,用了近10年時(shí)間一手主導(dǎo)并推動(dòng)了58集團(tuán)的采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

Sophia表示,“采購(gòu)數(shù)字化的概念差不多是從2012年出現(xiàn)的,彼時(shí)正好也是消費(fèi)電商興起的時(shí)間點(diǎn)。58集團(tuán)作為一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè),天生就有著數(shù)字化的基因,我們也是行業(yè)里最早開(kāi)始嘗試采購(gòu)數(shù)字化的企業(yè)之一。當(dāng)然在采購(gòu)數(shù)字化早期,大家都處在‘摸著石頭過(guò)河’的狀態(tài)。58集團(tuán)的采購(gòu)數(shù)字化也經(jīng)歷了‘由淺入深’的一個(gè)過(guò)程。”

第一步:通過(guò)渠道數(shù)字化擴(kuò)大選品范圍、提高價(jià)格透明度

58集團(tuán)最先實(shí)現(xiàn)的是采購(gòu)渠道數(shù)字化。在電商模式出現(xiàn)以前,傳統(tǒng)采購(gòu)主要依賴(lài)線下渠道,2000年的時(shí)候,采購(gòu)人員需要前往不同的商場(chǎng)店鋪進(jìn)行詢(xún)價(jià),確認(rèn)供應(yīng)商后再下單,交付完成后開(kāi)具發(fā)票進(jìn)行付款?！爱?dāng)時(shí),對(duì)于商品的選擇余地是很小的,要取決于商場(chǎng)是否有貨,有什么顏色。后期,有了供應(yīng)商會(huì)給提供稍微多一些的選擇,但這樣的采購(gòu)方式不僅會(huì)耗費(fèi)采購(gòu)人巨大的精力,而且商品選擇范圍有限、價(jià)格透明度也很難保障?！?Sophia說(shuō)道。

于是58集團(tuán)早在2017年就開(kāi)始和京東合作,通過(guò)跨平臺(tái)技術(shù)將京東VOP接入到內(nèi)部采購(gòu)平臺(tái)中。“以京東為代表的合作伙伴們一大特點(diǎn)就是品類(lèi)豐富,如果說(shuō)線下是貨比3家,線上就是貨比千家,不僅極大擴(kuò)充了商品選擇范圍,更重要的是價(jià)格更透明了?！?/p>

第二步:通過(guò)流程數(shù)字化減少采購(gòu)失誤率、提升工作效率

如何選品、如何下單僅僅是采購(gòu)工作的一小部分,特別是在58這樣的大型集團(tuán),采購(gòu)還涉及大量的財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)溝通工作,如何讓數(shù)字化在這些環(huán)節(jié)發(fā)揮價(jià)值,也是Sophia思考的命題。

Sophia首先用兩個(gè)故事展示流程在采購(gòu)管理中的重要性。“日常采購(gòu)中,大量的采購(gòu)需求是由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起并付款的。但過(guò)去很多業(yè)務(wù)人員缺乏預(yù)算意識(shí),這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)在沒(méi)有足夠預(yù)算的情況下發(fā)起了采購(gòu)流程,結(jié)果到簽合同、付款時(shí)被財(cái)務(wù)告知預(yù)算不足?！绷硪粋€(gè)案例則是關(guān)于溝通效率。有時(shí)候業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)在線上采購(gòu)平臺(tái)提前查好需要采購(gòu)的目標(biāo)商品,然后將截圖發(fā)給采購(gòu)部,再由采購(gòu)人員去重新檢索、下單。由于58集團(tuán)業(yè)務(wù)部門(mén)眾多,有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)一天發(fā)送幾百個(gè)截圖的情況,這樣重復(fù)檢索、再下單的過(guò)程會(huì)浪費(fèi)大量的人力。

為了從根源上解決這樣的流程問(wèn)題,58集團(tuán)利用VOP智能采購(gòu)系統(tǒng),通過(guò)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、電商平臺(tái)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理技術(shù)將事前預(yù)算編制、計(jì)劃備案,事中線上采購(gòu),事后履約驗(yàn)收、以及資產(chǎn)入庫(kù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全流程數(shù)據(jù)打通,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程數(shù)字化。Sophia表示,“現(xiàn)在我們的業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)上發(fā)起采購(gòu)需求時(shí),不僅能夠直接看到對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的剩余預(yù)算,還能夠在選好商品后直接發(fā)起審批流程交由采購(gòu)審批,付款時(shí)預(yù)算不足、重復(fù)檢索下單這樣的情況也徹底成為了‘過(guò)去式’,大幅提升了采購(gòu)工作的效率?！?/p>

第三步:通過(guò)供應(yīng)商管理數(shù)字化 讓供需匹配更精準(zhǔn)

58集團(tuán)采購(gòu)數(shù)字化的第三步,則是對(duì)于供應(yīng)商管理。Sophia介紹,在行政采購(gòu)之外,58集團(tuán)還有大量的專(zhuān)業(yè)類(lèi)商品采購(gòu),比如IDC機(jī)房服務(wù)器、外呼服務(wù)、短信群發(fā)等。這些專(zhuān)業(yè)商品采購(gòu)仍需要通過(guò)傳統(tǒng)的招投標(biāo)采購(gòu)。在這一過(guò)程中,就涉及大量的供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、溝通工作。過(guò)去,同這些供應(yīng)商的溝通方式也十分“原始”,大量依賴(lài)電話微信的一對(duì)一交流,效率很低。

2022年,在Sophia的主導(dǎo)下,58集團(tuán)采購(gòu)部聯(lián)合技術(shù)部發(fā)起了SRM(供應(yīng)商管理系統(tǒng))建設(shè)計(jì)劃,通過(guò)搭建數(shù)字化系統(tǒng)來(lái)對(duì)在庫(kù)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一管理?，F(xiàn)在58集團(tuán)發(fā)起采購(gòu)需求后,SRM系統(tǒng)就會(huì)篩選合適在庫(kù)供應(yīng)商自動(dòng)發(fā)送消息。在日常管理中,供應(yīng)商也可以隨時(shí)上傳更新入庫(kù)資料,而系統(tǒng)也會(huì)基于供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)進(jìn)行多維度打分,為供應(yīng)商管理和評(píng)級(jí)提供數(shù)據(jù)支持。Sophia表示,SRM系統(tǒng)上線后,采購(gòu)部和供應(yīng)商的互動(dòng)效率以及在庫(kù)供應(yīng)商的質(zhì)量都得到了顯著提升。

經(jīng)歷了近10年的采購(gòu)數(shù)字化操盤(pán)后,Sophia對(duì)于數(shù)字化的價(jià)值有著自己的理解。她認(rèn)為,對(duì)于大型集團(tuán)而言,采購(gòu)數(shù)字化最核心價(jià)值就是兩點(diǎn),一是降低失誤率,二是提高供需匹配度?！耙?8集團(tuán)為例,我們每年的采購(gòu)預(yù)算高達(dá)10多億元,訂單量數(shù)以萬(wàn)計(jì),如果沒(méi)有好的數(shù)字化工具,沒(méi)有好的線上流程,是非常容易出現(xiàn)失誤的。其次,采購(gòu)追求的應(yīng)該是用最合適的供應(yīng)商來(lái)滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求,而通過(guò)數(shù)字系統(tǒng),我們能夠利用算法從成本、庫(kù)存、時(shí)效、服務(wù)、賬期等多維度進(jìn)行篩選,決策效率也遠(yuǎn)高于過(guò)往的‘經(jīng)驗(yàn)主義’。”

此外,在過(guò)去兩年中,受不確定外部環(huán)境影響,58集團(tuán)對(duì)于成本管控的要求也越來(lái)越高。Sophia坦言,提升采購(gòu)人效、降低采購(gòu)成本也成為她的一項(xiàng)KPI。而借助數(shù)字化采購(gòu),Sophia也很好地達(dá)成了這一目標(biāo)。據(jù)了解,2022年58集團(tuán)在采購(gòu)降本方面定下的節(jié)省目標(biāo)是6%,而在Sophia及整個(gè)采購(gòu)部門(mén)的努力下,58集團(tuán)2022年實(shí)現(xiàn)了8%的降本,人效方面更是提升了20%。

Sophia如此評(píng)價(jià)數(shù)字化采購(gòu),“數(shù)字化讓采購(gòu)工作真正意義上成為公司運(yùn)營(yíng)體系中的價(jià)值創(chuàng)造中心,它創(chuàng)造的不僅是誠(chéng)信正直的價(jià)值,同時(shí)通過(guò)更高效的管理體系實(shí)現(xiàn)降本增效。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)還能夠通過(guò)對(duì)未來(lái)物資價(jià)格、供應(yīng)趨勢(shì)變動(dòng)的智能預(yù)測(cè),制定更合理的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃,讓供應(yīng)鏈具有更強(qiáng)的韌性。”